Post On Demand permet de réduire les coûts des entreprises dans deux domaines principaux:

Les coûts d'affranchissement :
Les coûts d'affranchissement dépendent bien sûr des services postaux. Cependant, dans la plupart des pays européens, des réductions postales de 12 à 35% par enveloppe peuvent être réalisées. En effet, au lieu d'envoyer vos documents au tarif standard, POD vous permet de regrouper et d'industrialiser vos documents unitaires afin de bénéficier des meilleures réductions postales allouées aux envois en masse.

Les coûts d'impression par page :
Au lieu d'imprimer sur des imprimantes locales, dont les coûts d'impression par page sont très élevés, les entreprises utilisent POD et bénéficient des tarifs industriels, que l'impression s'effectue dans un centre d'impression interne ou chez un prestataire externe. Les réductions de coûts obtenues ici peuvent atteindre 50 à 70%.

A chaque profil d'utilisateur, POD procure un avantage :

Tous les utilisateurs, quels qu'ils soient, réalisent un gain de temps considérable en utilisant un service automatique basé sur une interface Web plutôt que d'avoir à imprimer, mettre sous pli et affranchir manuellement. En moyenne on estime un gain de 2 minutes par document envoyés par personne.

Les utilisateurs des centres de profit, tels que les opérateurs des centres d'appel, personnes s'occupant de la relance client, etc. utilisent largement le "mode tunnel" qui leur évite la sélection des paramêtres de diffusion proposés par l'interface Web. En effet leur profil est associé à un choix d'impression et tous les documents envoyés le seront donc automatiquement selon les spécifications préalablement définies.

Les utilisateurs envoyant ponctuellement des volumes plus ou moins importants de courriers (services financiers pour l'envoi des factures quotidiennes, services marketing pour l'envoi de petites campagnes, services commerciaux pour l'envoi de brochures, etc.) sont d'autant plus bénéficiaires. Envoyer 200 documents ne prend en effet pas plus de temps que d'en envoyer un seul. L'intégralité du processus est automatisé. Le gain de temps pour l'envoi de 200 documents peut approcher 2 heures de travail.

Pour toutes les entreprises mesurant leur productivité, ces activités sont celles sur lesquelles les économies sont les plus importantes.

Le retour sur investissement pour la solution Post On Demand s'effectue très rapidement dans un laps de temps allant 2 à 10 mois au plus selon la taille des entreprises.

Voici, par exemple, un calcul de retour sur investissement simplifié pour une entreprise de 5000 salariés, envoyant chacun en moyenne 4 documents par jour.

(La moyenne pour les grandes entreprises s'élève approximativement à 10 documents/ jour/ personne d'après nos études et les statistiques fournies par Microsoft Corporation).

La solution Post On Demand permet d'avoir une visibilité sur les habitudes de correspondance au sein de l'entreprise. Puisque tous les documents, les canaux de diffusion, l'heure, la date, etc. et les destinataires peuvent être tracés, les entreprises ont une meilleure compréhension et finalement la possibilité de corriger la façon dont elles gèrent leur correspondance.

Dans la plupart des cas elles réalisent ainsi l'importance des coûts engendrés et l'importance des économies réalisées avec Post On Demand.

Les envois de documents via Post On Demand, qu'il s'agisse d'envois postaux ou d'emails certifiés, sont totalement sécurisés contrairement aux méthodes d'envoi traditionnelles.

Chaque opération est reliée à un login et tracée. Les erreurs de diffusion sont mises en évidence grâce à un système d'alertes et sur les écrans de traçabilité.

Tous les documents (courriers, emails, etc.) peuvent être automatiquement archivés pour une durée définie allant de quelques heures à plusieurs années.

Chaque utilisateur a accès à l'historique de ses documents, et seulement aux siens, ce qui garantit la confidentialité contrairement aux plis physiques souvent accessibles dans les boîtes aux lettres de l'entreprise.